Two quality managers discussing report - Quality Management for Microsoft Dynamics NAV

Mucho más que estar a salvo

En el mercado internacional, el 88 por ciento de las empresas alemanas se centran sobre todo en el factor "calidad".Este fue el resultado de un estudio conjunto de la DGQ (Sociedad alemana para la calidad) y el IW de Colonia (Instituto de Investigación Económica).Por otro lado, menos de la mitad de las empresas encuestadas utilizan sistemas profesionales de gestión de calidad, según un estudio realizado por Proxcel GmbH, una empresa de consultoría de gestión empresarial.

Estructura organizativa y gestión en SharePoint

Demanda en Aumento

Es probable que esta situación cambie pronto, ya que la demanda va en aumento debido a las crecientes presiones de los costes, una mayores expectativas de los clientes, y el aumento de la internacionalización.La globalización en particular presenta a las empresas el reto de afrontar diversas normas internacionales.Y estos retos pueden llegar a ser objetivos dinámicos.Por ejemplo, todos los certificados ISO 9001:2008 caducarán en septiembre de 2018.La recertificación conforme a las normas actuales supone, entre otras cosas, cumplir con requisitos más estrictos en relación con la documentación y la fiabilidad de los procesos.

Los sistemas de gestión de la calidad son capaces de ayudar en el proceso de establecer y documentar la gestión de operaciones en todos los departamentos.Son un componente fundamental de métodos probados como el proceso de mejora continua (PMC).Asimismo, son una herramienta esencial para el cumplimiento de requisitos.

Amplia gama de funciones

La gestión de calidad de COSMO CONSULT es un sistema completamente integrado, compatible con estructuras de proceso complejas.El objetivo es documentar todas las medidas para asegurar y mejorar la calidad del proceso.Además de la gestión de documentos y de flujos de trabajo, el manual de gestión de la calidad debe, por lo tanto, formar parte del conjunto estándar de herramientas.Por otra parte, la gestión de calidad de COSMO CONSULT también es apta para empresas de producción y de servicios.Los agentes de gestión de calidad tienen acceso a un completo sistema que alivia la carga del trabajo diario del personal de control de calidad;  proporciona un conveniente apoyo para la creación de documentos y el control de la documentación con instrucciones de funcionamiento, plantillas y flujos de trabajo;proporciona una asistencia óptima para la realización de auditorías internas y externas; documenta plenamente el proceso de mejora continua.

El sistema de gestión de calidad tiene como base la solución de portal Microsoft SharePoint —ya sea ejecutándose en su propio servidor, en modo alojado o, en el futuro cercano, como servicio de computación en nube formando parte de Office 365.Instalar el complemento de gestión de calidad es tan fácil como hacer clic en el ratón.No son necesarios servidores o componentes de infraestructura adicionales.El módulo de gestión de calidad de COSMO CONSULT está certificado conforme el marco de análisis de código de SharePoint (SPCAF), y, por consiguiente, es compatible con futuras actualizaciones del sistema.

 

Preparado para todo

El sistema de gestión de calidad de COSMO CONSULT apoya sus procesos de negocio y pone a disposición todos los documentos y datos pertinentes allí donde se necesitan.Usted se beneficiará de una documentación transparente y comprensible de todos los cambios y acontecimientos —de principio a fin.Al mismo tiempo, puede estar seguro de que los procesos, aprobaciones y publicaciones se realizan conforme a las normas establecidas y que cumplen con los más altos estándares de auditoría.

SharePoint es muy escalable y está basado completamente en tecnología web.Como resultado, los empleados tienen un acceso flexible y seguro a todos los contenidos relevantes desde diferentes lugares, tanto desde sus oficinas domésticas como en modo itinerante a través de dispositivos móviles.Por otra parte, facilita la externalización de los procesos de gestión de calidad a proveedores o socios externos.

Gestión de calidad en Microsoft SharePoint - Interfaz de usuario

Orientación para los usuarios

Diseñado para el control de calidad

El éxito de un sistema de gestión de la calidad depende de la orientación que se ofrece a los usuarios.Soluciones complicadas que requieren un elevado nivel de esfuerzos manuales generalmente no suelen gozar de gran aceptación por parte de los usuarios.Por lo tanto, la experiencia de usuario se adapta exactamente a las necesidades especiales del control de calidad:Los empleados pueden consultar de un vistazo el historial completo del documento y toda la información importante acerca de él.Los iconos, menús y procesos son en gran medida autoexplicativos e intuitivos.Así pues, no es necesario tener habilidades especiales con respecto a SharePointOtra ventaja es que el módulo está disponible en varios idiomas:La versión estándar incluye el alemán y el inglés y se pueden añadir fácilmente otros idiomas.Este aspecto lingüístico y su tecnología web hacen que el módulo de gestión de calidad de COSMO CONSULT esté predestinado para ser utilizado en entornos internacionales y en múltiples ubicaciones.

Ventajas:

  •  La intuitiva guía de usuario autoexplicativa permite evitar errores y reduce la necesidad de formación.
  •  El sistema de control de calidad está preparado de forma óptima para su uso en entornos internacionales.
  • El módulo permite integrar fácilmente empleados, clientes y asociados en los procesos de control de calidad.

 

Flexibilidad

La gestión de la calidad que usted desea

La gestión de calidad de COSMO CONSULT incluye muchos elementos de datos maestros. Estos se corresponden con las "mejores prácticas" actuales en la gestión de la calidad. Y lo mismo se aplica a las innumerables listas sobre normas, tipos de documento y procesos. Sin embargo, en la práctica los requisitos pueden variar de un sector a otro. Además, los procesos operativos específicos propios son una importante ventaja competitiva para muchas empresas.  

Usted puede, por tanto, ajustar de forma flexible el sistema de gestión de calidad en todas las áreas. Concretamente, se pueden implementar cambios especialmente frecuentes en las plantillas de introducción de datos, en procesos o listas con las herramientas estándar incluidas. Esto es posible incluso hacerlo de forma dinámica. Como resultado, usted podrá reaccionar con rapidez y flexibilidad ante las nuevas necesidades.

Ventajas:

  • Adaptación de los procesos a las mejores prácticas reconocidas.
  • Personalización del sistema de gestión de calidad para adaptarse a los requisitos específicos del sector y de la empresa a través de sencillas herramienta.
  • Reacción inmediata ante nuevas necesidades - sin gastos de conversión

 

Búsqueda de documentos y edición

Estructuras de documento transparentes

 

Cada auditoría es un éxito asegurado

En el control de la calidad es importante que cada paso de procesamiento pueda ser trazabilizado. El sistema de gestión de calidad de COSMO CONSULT, por lo tanto, documenta meticulosamente cada evento a lo largo del flujo de trabajo.

Cada nuevo documento se basa en una plantilla, por ejemplo, para word o Visio. Al mismo tiempo se genera un documento único para asegurar una identificación clara. El archivo de documento obligatorio, que el sistema de gestión de calidad crea automáticamente, se vincula de forma segura a todos los documentos nuevos. En este documento  figuran todos los elementos importantes del historial del documento. Estos incluyen, por ejemplo, aprobaciones, modificaciones o documentos relacionados.

Durante las auditorías, los empleados pueden, por tanto, recuperar toda la información necesaria con sólo pulsar un botón. De este modo se preserva la transparencia de los procesos de aprobación y todo el desarrollo histórico.

Ventajas:

  • Posibilidad de consultar de un vistazo toda la información pertinente al documento respectivo.
  • Se puede obtener una visión general del estado de procesamiento actual.
  • Se puede realizar auditorías de forma sencilla, son con un clic del ratón.

SharePoint - Flujo de Trabajo en la gestión de calidad

Gestión de flujos de trabajo

Modele sus propios procesos

Los flujos de trabajo automatizados garantizan la transparencia, alivian la carga de trabajo y hacen avanzar los procesos automáticamente. El sistema de gestión de flujos de trabajo reenvía automáticamente archivos de documento tras su procesamiento, o bien, si el empleado responsable está de baja o de vacaciones, busca alternativas según reglas predefinidas para los empleados que le sustituyen. Al mismo tiempo, uno puede mantenerse al tanto de la situación actual sin tener que participar activamente.

De forma estándar, el motor de flujos de trabajo se suministra con flujos de trabajo configurado previamente. Estos incluyen procesos que se ejecutan de la misma manera, o por lo menos, de forma muy similar en un gran número de sectores. Un ejemplo clásico es el típico proceso de aprobación, que es totalmente compatible con el sistema de gestión de flujos de trabajo - desde el inicio del proceso, pasando por todos los pasos de revisión, hasta su aprobación.

¿Son sus procesos únicos? Eso pensábamos. Por esta razón, puede personalizar el flujo de trabajo del sistema de gestión de calidad de COSMO CONSULT sin que sea necesario realizar ningún tipo de programación. Los ejemplos incluidos proporcionan una buena base para empezar a ahorrar tiempo. Un editor gráfico le guiará por los distintos pasos del proceso. 

De esta manera, puede diseñarse el flujo de trabajo prácticamente con solo unos clics de ratón. Puede asignar tareas, establecer normar y determinar los empleados que serán informados por correo electrónico y en que momento. Y si se detecta un error o el proceso falla, se puede especificar quien se encargará de solucionar el problema.

Ventajas:

·    Puede depender de los flujos de trabajo y dejar de hacer solicitudes sobre el estado actual.

  • Puede ponerse a trabajar enseguida, puede utilizar las plantillas preconfiguradas.
  • Puede ajustar procesos clave hasta el último detalle. De esto modo, por lo tanto, puede estar tranquilo de que todo va según lo previsto durante su ausencia.

Generación de informes en SharePoint

Validación de información y alertas

Elaboración de Informes

 

Crear informes con solo unos clics

Los informes son muy importantes, por ejemplo, para hacer un seguimiento de la capacidad, de las duraciones o de próximos eventos. El sistema de gestión de calidad de COSMO CONSULT ofrece acceso directo a las vistas estándar de Microsoft SharePoint. Prestaciones tales como agrupar, ordenar y filtrar ayudan a ajustar la perspectiva y el alcance de las evaluaciones para satisfacer sus necesidades.
No es necesaria tener experiencia con sistemas de elaboración de informes. Todas las opciones y comandos importantes son autoexplicativos y pueden aprenderse rápidamente. Y si las herramientas estándar de SharePoint no satisfacen sus necesidades, los datos pueden ser exportados con unos pocos clics, por ejemplo, a Excel. La elaboración de informes le permite obtener rápidamente un resumen de la información más importante relativa a la gestión de la calidad y, si es necesario, también consultar hasta el más mínimo detalle.

Ventajas:

  • Con unos pocos clics puede analizar todos los detalles relativos al sistema de gestión de la calidad.
  • Los datos pertinentes pueden ser exportados y transformados en otras aplicaciones.
  • Se pueden crear informes personalizados conforme a las vistas estándar en unos pocos sencillos pasos.

Notificaciones Automáticas

Documentos con fecha de caducidad

Nada dura eternamente en la gestión de la calidad. Los documentos solamente son pertinentes mientras el proceso subyacente permanece inalterado o no se producen otros eventos relevantes, tales como cambios en leyes o reglamentos. La asignación de fechas es un medio eficaz para tener una visión general de la colección de diversos documentos y revisarlos de forma oportuna. Asimismo, se puede asignar una fecha de validez para cada documento. El sistema de gestión de calidad de COSMO CONSULT le recuerda a través del correo electrónico a su debido momento cuándo es el momento de tomar decisiones. A continuación, puede iniciar una actualización, seguida de un proceso de aprobación, o eliminar el documento de la biblioteca. De esta forma, incluso con colecciones extensas se puede tener una visión general y tener actualizados todos los documentos pertinentes.    

Ventajas:

  • Establecimiento de avisos sobre fechas de validez y actualización puntual de los documentos.
  • No pierda el tiempo con búsquedas; deje que el sistema se cuide de la programación.
  • Vigile las fechas de validez, incluso si cuenta con un extenso inventario de documentos.

Documentos vinculados en SharePoint

Documentos Enlazados

Referencias cruzadas para una mejor visión general

En el sistema de gestión de la calidad los documentos pueden encontrarse en un mismo contexto. Con el sistema de gestión de calidad de COSMO CONSULT, dichas relaciones pueden representarse con claridad. Puede vincular documentos sin tener que copiar los archivos. De esta manera se evitan redundancias, se mantiene actualizado un solo documento, lo que evita tener que adivinar cuál es la versión más reciente.

Una lista en el archivo del documento muestra qué otros contenidos están enlazados al documento. Haciendo clic sobre uno de los enlaces le redirige directamente a los respectivos archivos. De esta manera, se aprende a trabajar con el material y conseguir rápidamente una visión general. Los enlaces estables aseguran que se conservan las conexiones entre los documentos enlazados, incluso cuando un documento ha sido modificado y se vuelve a guardar.

Ventajas:

  • Es posible crear vínculos entre documentos, proporcionando una mayor transparencia.
  • Se pueden evitar redundancias y reducir el número de errores.
  • Se puede obtener rápidamente una visión general de los documentos de gestión de calidad.

Archivado

Almacenamiento seguro y permanente

El sistema de gestión de calidad de COSMO CONSULT guarda cada documento —junto con toda la información complementaria— en un archivo de documento común.Esto se aplica en primer lugar hasta que caduca el periodo de validez.Una vez transcurrida la fecha de validez y el documento ya no es necesario para fines operativos, significa que ha llegado el momento de su archivado a largo plazo.A continuación, un módulo adicional opcional almacena los documentos en modo a prueba de revisión según las exigencias fiscales y normativas más recientes.De este modo se tienen en cuenta no solo los reglamentos nacionales sino también los internacionales.Uno podrá seguir haciendo búsquedas en los documentos, pero ya no será posible modificarlos.

 ¿Dispone ya de un sistema de archivado a largo plazo?No se preocupe, no tiene por qué cambiar a otro.El sistema de gestión de calidad puede conectarse al archivo y a los sistemas de gestión documental existentes.Así pues, los documentos seguirán almacenados en el lugar habitual. 

Ventajas:

  • Cumplimiento conforme a un sistema de archivado a largo plazo.
  • Archivado de documentos caducados en pocos pasos.
  • Conexión de sistemas de archivo existentes directamente con el sistema de gestión de calidad.

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