Objetivos del proyecto: ¿Cómo puedes saber el camino si no conoces el destino?

Peter Burghardt16/08/2019

A todo el mundo le gusta hablar de la importancia de definir los objetivos del proyecto. Sin embargo, la mayoría de los proyectos no tienen ningún objetivo. O peor aún, tienen metas, pero no son medibles. Podría estar pensando: "¡Mis proyectos siempre tienen metas!" ¿Lo hacen? ¿O estos objetivos son más bien deseos?

Por qué son importantes los objetivos del proyecto

El título de esta publicación en el blog lo resume todo. ¿Cómo voy a saber cómo llegar allí, si no sé adónde quiero ir? Esto es exactamente lo que los objetivos del proyecto le dicen - el destino de su viaje. Cómo llegaremos allí depende entonces del equipo del proyecto.

Las metas del proyecto proporcionan un marco para cada actividad del proyecto. Por ejemplo, los requisitos siempre se compilan teniendo en cuenta los objetivos del proyecto. Cada persona en el equipo del proyecto tiene que preguntarse constantemente si su trabajo está acercando el proyecto a sus objetivos o no. Esto asegura que todo el mundo va en la dirección correcta. Sin los objetivos del proyecto, cada uno tendrá su propia interpretación de hacia dónde se dirige y despegará en diferentes direcciones o perseguirá sus propios intereses.

Pero los objetivos del proyecto también cumplen otras funciones importantes. ¿Alguna vez se ha preguntado cuándo se considera que un proyecto está en crisis? ¿Qué define una crisis? ¿El déficit de un recurso? ¿Demasiados errores? No - el proyecto está en crisis si uno o más objetivos del proyecto no pueden ser alcanzados. Porque esto cuestiona el significado del proyecto.

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Quién define los objetivos del proyecto

Pregunta fácil - respuesta fácil: el cliente del proyecto. Objetivos convencionales para muchos de nuestros proyectos: reemplazar el sistema existente. Seamos honestos. Ningún cliente va a lanzar un proyecto que cueste cientos de miles o incluso millones de euros sin nada más en mente que reemplazar su sistema existente. Hay más detrás. Por ejemplo, aumentar la eficiencia, la transparencia de los informes, la rapidez de las transacciones comerciales y las entregas, etc.

Por simple que sea la respuesta, me temo que su aplicación es más difícil. Muchas personas no son conscientes de la importancia de los objetivos del proyecto. Es por eso que una de las tareas de la Dirección de Proyectos es proporcionar apoyo y orientación. La definición de los objetivos reales del proyecto depende del cliente del proyecto. Los objetivos se formulan en colaboración con la Dirección del Proyecto.

Cómo son los objetivos buenos

Tomemos el ejemplo de arriba: reemplazar el sistema existente. ¿Es esto una meta? ¿O es más bien un deseo? ¿Y cuál es realmente la diferencia?

Los deseos suelen estar muy poco definidos y, sobre todo, no tienen ninguna referencia temporal. Sin embargo, los objetivos son más específicos y medibles. Conéctese en línea y busque objetivos SMART. SMART es un acrónimo que en realidad proviene de la gestión de recursos humanos. Define cómo deben formularse las metas/objetivos para que sean claros y comprensibles.

  • Specific (específico)
  • Measurable (medible)
  • Attainable (alcanzable)
  • Relevant (relevante)
  • Timely (oportuno)

Si lo desarrollamos, el ejemplo anterior podría parecerse a éste: Con la implementación de un nuevo sistema, pretendemos reducir al menos en un 30% el tiempo que transcurre desde la recepción del pedido hasta el inicio de la producción al final del proyecto.

Normalmente, consideraciones como la reducción de costes son parte de la decisión con respecto al proyecto; simplemente no se mencionan en la mayoría de los casos. La razón por la que esto es importante es evidente en el camino que usted toma para alcanzar la meta. Si se deben reducir los costes de mantenimiento, se seleccionará el sistema teniendo esto en cuenta. Pero la implementación de los requisitos también puede estar orientada a esto, y probablemente también los formularía de forma diferente.

Ahora surge otra pregunta. ¿Cuándo deben definirse los objetivos del proyecto? ¿Durante el inicio del proyecto? A menudo se lee en la literatura que los objetivos del proyecto deben definirse en el momento del inicio del proyecto. Por nuestra experiencia, sin embargo, eso suele ser demasiado tarde. Tiene más sentido empezar a pensar en ello y definir los objetivos del proyecto en la fase previa al proyecto, incluso antes de seleccionar sus herramientas. De esta manera, sus objetivos influirán en las herramientas que seleccione, haciéndolas tan efectivas como deberían ser.

Y cómo se ven los proyectos ágiles

Los proyectos ágiles también necesitan metas. De lo contrario, sería un montón de gente trabajando a ciegas sin razón alguna. En lugar de los objetivos convencionales del proyecto, se formula una visión del producto para la que luego se trabaja. Esta visión de producto también funciona bien para los proyectos convencionales.

A diferencia de los objetivos del proyecto, la visión del producto se centra en la utilidad del producto para el usuario. Dado que este aspecto a menudo se pasa por alto en los objetivos del proyecto, puede ser útil empezar por presentar una visión del producto (el "producto" es el resultado del proyecto) y luego utilizarlo para derivar los objetivos del proyecto en apoyo de la visión del producto.

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Author:
Peter Burghardt
Project Manager